Damit elektronische Rechnungen erstellt werden, müssen zunächst unter dem Hauptmenüpunkt "Administration" - "Rechnungssteller verwalten" folgende Daten eingetragen werden:
- Name des Rechnungsstellers (Einrichtung)
- Adresse
- Steuernummer
- Umsatzsteuernummer
- Handelsregisternummer
- Grund der Ust. Befreiung (Pflichtfeld)
- Kontaktdaten des/der jeweiligen Ansprechpartners/-in
Weiter unten können zudem Zahlungsziel/e und Bankverbindung/en hinterlegt werden.
Wenn diese Eingaben gemacht wurden, müssen weitere Einstellungen bei den Kostenträgern vorgenommen werden, bei denen elektronische Rechnungen erstellt werden sollen.
Hierfür wählen Sie zunächst unter dem Hauptmenüpunkt "Kostenträger" einen Kostenträger aus oder legen einen neuen Kostenträger an.
Nun tragen Sie bei den Daten des Kostenträgers auf der rechten Seite eine Leitweg ID ein und wählen bei "E-Rechnung generieren" die Option "Ja" aus.
Wichtiger Hinweis: Wenn die Auswahlmöglichkeit bei "E-Rechnung generieren" ausgegraut, also deaktiviert ist, müssen zunächst die Pflichtfelder beim Rechnungssteller ausgefüllt werden (siehe oben).
Auch die Auswahloptionen bei "Zahlungsziel" müssen zunächst beim Rechnungssteller eingetragen werden.
Zuletzt können Sie die Zahlungsart auswählen.
Wenn alle Eingaben vorgenommen wurden, werden bei der normalen Rechnungserstellung unter Kostenträger Buchungsliste automatisch zu jeder Rechnung eine X-Rechnung (elektronische Rechnung) erstellt.
Sie können nun eine einzelne elektronische Rechnung herunterladen, indem Sie diese über den Button "Herunterladen" in der Kostenträger Buchungsliste auswählen - statt der normalen Rechnung.
Oder Sie laden alle elektronischen Rechnungen für einen Kostenträger in einem Abrechnungsmonat als zip-Archiv herunter (über den Button ".zip-Archiv" -> "XRechnungen").
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