Um die Mehr- oder Minderstunden der angelegten Mitarbeitenden automatisch in das neue Jahr zu übertragen, klicken Sie zunächst in der Mitarbeitendenliste auf den Button "Stundenübersicht" und wählen die Option "nach Mitarbeiter*in" aus.
Im Dezember jeden Jahres wird Ihnen der Button "Mehr-/Minderstunden übertragen" angezeigt.
Bevor Sie nun die Stunden übertragen, haben Sie die Möglichkeit, entweder alle Kostenstellen auf einmal zu übertragen (Auswahl "Alle Kostenstellen") oder die Übertragung pro Kostenstelle durchzuführen, indem Sie diese über die Kostenstellenliste links neben der Monatsliste auswählen.
Wichtig: Bestätigen Sie die Auswahl der gewünschten Kostenstelle, indem Sie anschließend auf den Button "Zeitraum anzeigen" klicken. Die Ansicht wird nicht automatisch Ihrer Kostenstellenauswahl angepasst!
Beachte: Bevor nun die Stunden in das neue Jahr übertragen werden, sollte sicher gestellt werden, dass alle Arbeitszeiten aus dem Jahr gespeichert und ggfs. durch die Team- und/oder Bereichsleitung freigegeben wurden. Nur die Stunden, die sich bereits im Arbeitszeitkonto der Mitarbeitenden befinden, werden für den Übertrag berücksichtigt. Stunden, die nach dem Übertrag in das Arbeitszeitkonto kommen, werden nicht automatisch in das Folgejahr übertragen, können jedoch nachträglich, ebenfalls über diese Funktion, noch übertragen werden.
Wenn nun alle Stunden der Mitarbeitenden vorhanden sind, klicken Sie auf den Button "Mehr-/Minderstunden übertragen".
Nun öffnet sich eine Ansicht, in der Sie alle Informationen zum Stundenübertrag angezeigt bekommen. Neben den Namen der Mitarbeitenden sehen Sie auch die zu übertragenen Über-/Unterstunden, ob und wenn ja, wie viele Stunden bereits übertragen wurden, dem jeweiligen Status und ob noch die Aktion "übertragen" zur Verfügung steht.
Wenn Sie für den Übertrag alle Kostenstellen angewählt haben, werden Ihnen die Mitarbeitenden pro Kostenstelle angezeigt. Wenn eine Kostenstelle ausgewählt wurde, sehen Sie die Informationen nur für diese.
Sie haben zudem die Möglichkeit, einzelne Mitarbeiter/-innen an- oder abzuwählen. Nur angewählte Einträge werden auch übertragen.
Über die blaue Schaltfläche "Übertragen", die Sie am Ende der aufgeführten Mitarbeitenden einer Kostenstelle finden, werden dann die Stunden in das Folgejahr übertragen.
In der Stundenabrechnung des/der Mitarbeitenden werden die übertragenen Stunden als Eintrag am 01.01. des Folgejahres mit der Bezeichnung "Automatisierter Übertrag aus Vorjahr" angezeigt.
Wenn ein/e Mitarbeiter/-in mehreren Kostenstellen zugewiesen ist, bzw. auf mehreren Kostenstellen Mehr- oder Minderstunden vorhanden sind, wird der/die Mitarbeiter/-in auch bei jeder dieser Kostenstellen angezeigt.
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